Sie kennen den Unterschied zwischen E- und XRechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format nach den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erstellt und versendet wird, um eine effiziente Verarbeitung zu ermöglichen. E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten wie PDF, XML, EDI etc. vorliegen.

Die XRechnung ist eine spezielle Form der E-Rechnung, die in Deutschland für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben ist. Sie basiert ausschließlich auf dem XML-Format.

Ab 01.01.2025 unterscheidet der Gesetzgeber nur noch zwischen E-Rechnung und sonstiger Rechnung. Eine E-Rechnung wird dabei in einem strukturiertem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Die E-Rechnung muss dann vom Empfänger elektronisch zu verarbeiten sein. Diese elektronische Verarbeitung trifft auf ein PDF nicht zu. 

Somit gilt ab 01.01.2025 eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung nicht mehr als E-Rechnung.

Um den gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen muss die E-Rechnung automatisiert vom Empfänger ausgelesen, freigegeben, zur Zahlung angewiesen und archiviert werden. Durch die Integration ins DMS können Sie die Compliance sicherstellen und den Rechnungsverarbeitungsprozess optimieren.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne telefonisch unter 0251/53560-0 oder per Mail unter DMS-Team@steffers.de

Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.

Im Gegensatz zu früher ist für die Ausstellung der "neuen" E-Rechnung keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr notwendig. Diese Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Anforderungen entsprechen (wie z.B. PDF-Dateien), oder in Situationen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (wie bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Beachten Sie: bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist deren Zustimmung weiterhin eine Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung. Weiterhin ist das Versenden der E-Rechnung ab 01.01.2025 für alle Unternehmen zulässig. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung und gilt als "sonstige Rechnung", die spätestens ab 2028 nicht mehr zulässig ist.